Verificaciones de antecedentes en Brasil - Lo que necesitas saber - Emptor

Una verificación de antecedentes es el proceso de búsqueda y verificación de información sobre personas o empresas con las que se tiene la intención de establecer una relación profesional o comercial. Este proceso se puede realizar de forma manual o automática y tiene como objetivo recopilar información sobre diferentes aspectos del historial de una persona o empresa, como antecedentes penales, relación con bancos e historial con servicios financieros, entre otros.

Hoy en día, la verificación de antecedentes ya forma parte de las rutinas de cumplimiento de varias empresas y es una forma importante de garantizar la legalidad de las relaciones comerciales y profesionales.

Es importante destacar que las verificaciones de antecedentes tienen algunas regulaciones en Brasil que limitan su alcance y uso, especialmente en lo que respecta a la verificación de información de personas físicas, tanto por la Ley General de Protección de Datos (LGPD) como por las regulaciones laborales orientadas a la protección contra la discriminación.

Verificación de antecedentes y protección de datos en Brasil

Brasil aprobó recientemente su primera ley de protección de datos, la LGPD (Ley General de Protección de Datos - Ley nº 13.709/2018), que entró en vigor en 2020. Esta legislación tiene como objetivo desarrollar varios instrumentos que imponen límites a las formas en que las empresas utilizan los datos personales en Brasil, así como a la cantidad de datos utilizados.

Con respecto a los procesos de verificación de antecedentes, que por definición implican el procesamiento de datos personales, ya que utilizan el nombre, la documentación y otra información de las personas, esta nueva ley presenta la necesidad de justificar su ejecución y limita la cantidad de información que se puede consultar.

La justificación para realizar cualquier verificación de antecedentes sobre datos de personas físicas en Brasil debe estar respaldada por las hipótesis legales para el procesamiento de datos establecidas en el artículo 7 de la LGPD. Aquí es importante destacar que la mayoría de las empresas utilizan la justificación del Interés Legítimo para llevar a cabo el proceso de verificación de información.

¿Qué es el Interés Legítimo?

El Interés Legítimo es una disposición de la legislación que permite el procesamiento de datos personales cuando sea necesario para satisfacer algún interés esencial de una empresa o individuo. Con el fin de garantizar un flujo libre de información, indispensable para el desarrollo de los negocios y sus actividades, la ley prevé situaciones en las que, al ponderar los derechos de la empresa y de los titulares de los datos, debidamente respaldadas por un estudio específico, la empresa puede procesar datos sin necesidad de consentimiento explícito.

Está claro que la verificación de antecedentes encaja en esta hipótesis siempre que sea esencial para garantizar la legalidad de la relación comercial o contractual entre la empresa y una persona física. En este caso, la empresa debe realizar una Evaluación de Interés Legítimo (LIA) que demuestre este aspecto y garantice que no se están violando derechos fundamentales.

En lo que respecta a la limitación de los datos utilizados en el proceso de verificación de antecedentes, la LIA también es útil. Durante la preparación de la LIA, cuando la empresa determina su interés legítimo, debe delimitar la cantidad de datos necesarios para la verificación de antecedentes a fin de garantizar la seguridad de la relación con las personas que serán verificadas.

Por lo tanto, al realizar la verificación de antecedentes, es necesario determinar si el proceso es razonable y si la búsqueda de ciertos aspectos de la vida de una persona no es demasiado invasiva en el caso específico en el que se está realizando el proceso.

Si bien las empresas podrían realizar una búsqueda a través de las redes sociales en caso de contratación de empleados, por ejemplo, no siempre pueden justificar dicha búsqueda en función de su interés legítimo. Por otro lado, es plenamente justificable que una empresa quiera realizar una verificación de antecedentes penales sobre candidatos y empleados en las situaciones permitidas por la autoridad laboral, en cuyo caso es posible justificar su interés legítimo.

¿Cuándo pueden las empresas realizar verificaciones de antecedentes?

Entre las posibilidades de realizar la verificación de antecedentes se encuentra aquella en la que un empleador realiza consultas sobre el historial penal de un candidato o un empleado. En el caso de los empleados en Brasil, es decir, las personas contratadas bajo el régimen legal de la CLT (legislación laboral), existen regulaciones específicas para que se puedan realizar verificaciones de antecedentes.

La regla, en el caso brasileño, es la prohibición de realizar Verificaciones de Antecedentes para verificar el historial penal de los empleados o candidatos, con el fin de evitar la discriminación. Sin embargo, el Tribunal Superior del Trabajo, el tribunal responsable de regular las relaciones laborales en Brasil, ha determinado casos en los que esta verificación está justificada:

• Siempre que esté previsto o exigido por ley;
• Cuando el puesto requiere un alto grado de confianza, como:
  • Empleados domésticos;
  • Cuidadores de menores, ancianos o discapacitados (en guarderías, asilos de ancianos o instituciones similares);
  • Conductores de camiones de carga pesada;
  • Empleados en la agroindustria que utilizan herramientas de trabajo afiladas para realizar sus servicios;
  • Banqueros;
  • Trabajadores que manejan sustancias tóxicas, narcóticos y armas;
  • Trabajadores que manejan información confidencial;

Aparte de estos casos, el requisito de presentar un certificado de antecedentes penales se considera discriminatorio y puede generar una indemnización a favor del empleado o candidato verificado. Por lo tanto, se requiere un gran cuidado tanto por parte del departamento de Recursos Humanos, cumplimiento o cualquier otro departamento responsable del proceso de contratación en la empresa, como por parte del departamento que se ocupa de la protección de datos, para garantizar una base legal sólida para llevar a cabo el proceso.

Emptor ayuda a todos sus clientes a buscar el cumplimiento de estas determinaciones, ya que también es de su interés que todas las verificaciones de antecedentes que realiza en nombre de sus clientes sean legales y legítimas, garantizando un entorno adecuado para su negocio.

Una vez garantizada la legalidad y legitimidad de la verificación de antecedentes, el proceso aporta grandes beneficios a cualquier empresa, ya que evita fraudes y garantiza la seguridad.

¡Si usted o su empresa necesitan verificaciones de antecedentes seguras, automatizadas y precisas, Emptor puede ayudar! Simplemente complete el formulario y un miembro de nuestro equipo se pondrá en contacto con usted.