Cómo planificamos nuestro último retiro virtual de último minuto - Emptor

Valeria

Trabajo remoto

Antecedentes

Nuestra reunión anual fuera de la oficina es, sin duda, el evento más importante que organizamos a nivel de toda la empresa. Hasta ahora hemos tenido dos mini reuniones fuera de la oficina, una en Syracuse (2018) con los miembros de nuestro equipo de Estados Unidos y otra en Arequipa, Perú (2018) con los miembros de nuestro equipo peruano. En 2019, tuvimos nuestra primera reunión fuera de la oficina a nivel de toda la empresa en Cuzco, Perú (echa un vistazo a la entrada de blog de Oriana Fuentes, nuestra COO, sobre nuestra última reunión fuera de la oficina), y fue una de las experiencias más increíbles que he tenido en una empresa. Después de cuatro meses de planificación, volamos a 26 miembros de nuestro equipo (algunos de África, otros de Estados Unidos y otros de diferentes partes de América Latina) a un destino increíble. Nos alojamos en un hotel de 5 estrellas en el Valle Sagrado de Cuzco, el Aranwa Sacred Valley Hotel & Wellness Spa.

Aparte de los lugares de interés, los recorridos y la deliciosa comida peruana, fue un evento de 5 días en el que muchos miembros se conocieron en persona por primera vez. También pudimos comunicar muchos aspectos de la estrategia, el producto y las prácticas ágiles de la empresa. Fue una oportunidad única para divertirnos juntos haciendo actividades innovadoras de trabajo en equipo, compartiendo cenas espectaculares, un poco de convivencia después del horario de trabajo, así como participando como equipos de trabajo reales a través de nuestro evento Hackathon. En resumen, diría que después de la reunión fuera de la oficina del año pasado, todos nos volvimos tan cercanos desde una perspectiva humana que nos despedimos con abrazos y “¡nos vemos el próximo año!”. Diría que la mayoría de nosotros estábamos realmente emocionados por la reunión fuera de la oficina de 2020.

En esta guía práctica aprenderás:

Ideación, planificación e implementación de una reunión fuera de la oficina virtual
Selección de agenda y actividades
Pautas, equipos y sistema de puntuación del Hackathon
Cómo medir el éxito de la reunión fuera de la oficina

Cómo afectó la pandemia a nuestros planes

Y entonces, la pandemia de Covid-19 comenzó a desarrollarse. Habíamos comenzado a planificar nuestra reunión fuera de la oficina de 2020 a finales de diciembre de 2019. Nuestro equipo había confirmado su asistencia para el 24 de marzo; se habían presupuestado los vuelos, se habían contactado a las agencias, los ponentes invitados habían confirmado su asistencia, ya estábamos haciendo reservas con Aranwa de nuevo en otra ubicación en Perú, y poco a poco, Oriana (nuestra COO) comenzó a rastrear la propagación de la enfermedad en enero de 2020. Durante febrero, monitoreamos el contagio y comenzamos a contactar a nuestros proveedores. La propagación aún no había llegado a América Latina, por lo que los reembolsos no eran una opción en ese momento. Preparamos algunos planes de contingencia para llevar a todos allí y cancelamos las reservas de las personas que venían de países donde el Covid-19 estaba presente. En marzo, la alta dirección decidió posponer el evento físico por razones de seguridad. En su lugar, se tomó la decisión de migrar a todos los ponentes a un formato de videoconferencia y organizar una reunión fuera de la oficina virtual. Teníamos dos semanas para repensar y preparar todo.

¿Una pandemia? No hay problema. De todos modos, somos un equipo completamente remoto.

Ideación, planificación e implementación de la reunión fuera de la oficina virtual

Lo primero que hicimos fue, obviamente, investigar. Nunca habíamos organizado ningún evento virtual fuera de nuestras llamadas regulares a nivel de toda la empresa a través de Zoom. Encontramos varias guías que fueron clave para motivarnos en esta empresa desalentadora. Echamos un vistazo a esta guía de reunión fuera de la oficina virtual de PagerDuty y aprendimos sobre la preparación, la programación y los consejos de colaboración para las herramientas de comunicación, así como la lectura de la comunicación no verbal. También revisamos las diferentes herramientas que estaríamos usando, los diferentes niveles de acceso para líderes y miembros del equipo, y el presupuesto para las nuevas herramientas que no formaban parte de nuestra cultura. Después de una semana de investigación y coordinación constante, nuestro plan inicial aproximado con la alta dirección fue el siguiente:

Comunicar la estrategia y la visión para el futuro
Anunciar la reunión fuera de la oficina física del 10 al 15 de noviembre de 2020, siempre que la pandemia termine antes de entonces.
Charlas con ponentes (explorar la dinámica de preguntas y respuestas y encuestas utilizando la energía del evento, investigar métodos de participación virtual)
Definir las reuniones fuera de la oficina virtuales como tradiciones/rituales trimestrales si esta funciona.
Preparar el itinerario virtual y habilitar salas de Zoom abiertas
Hackathon virtual
Convivencia y actividades de rompehielos virtuales en salas más pequeñas
Clasificación y selección de grupos de acuerdo con ciertas características/rasgos

Después de esta lluvia de ideas general de lo que queríamos lograr, Jon Duckworth (Jefe de Ingeniería) y yo comenzamos a investigar las diferentes herramientas de comunicación que nos ayudarían a llevar a cabo esa visión general para nuestra reunión fuera de la oficina virtual. Elegimos:

Zoom para videoconferencias (nuestra herramienta predeterminada para llamadas de video y audio)
Twist para la participación asincrónica del equipo y la colaboración en el Hackathon
Slack (nuestro lugar de trabajo habitual) para compartir fotos y anécdotas divertidas

Selección de agenda y actividades

Como ya teníamos una plantilla de planificación de eventos con la agenda original, terminamos editando la nuestra sin todas las actividades físicas que habíamos planeado (cenas, actividades al aire libre, juegos, etc.). Comenzamos a preparar un Manual de la Reunión Fuera de la Oficina Virtual que contendría todo lo que la gente necesitaba saber de antemano:

Objetivos de la reunión fuera de la oficina
Nuestro equipo de alta dirección aprovechó este espacio como una oportunidad ideal para comunicar nuestra estrategia empresarial de 2020 en términos de enfoque y crecimiento.
Reglas de trabajo durante el evento
Como era la primera vez que llevábamos a cabo algo así, pensamos que era mejor ser claros sobre las expectativas y pautas para participar y comprometerse. Intentamos hacerlo lo más humano y conectado posible, entendiendo al mismo tiempo las limitaciones de la virtualidad. Especialmente alentamos a tener el desayuno y el almuerzo juntos, aunque muchos miembros del equipo estaban en múltiples zonas horarias, por lo que no fue fácil de coordinar. Aun así, asignamos algunas salas de Zoom lideradas por nuestro equipo de liderazgo para intentar disfrutar de las comidas juntos.
Agenda día por día
Establecimos una zona horaria fija para asignar tiempos a cada elemento (Hora local de Perú GMT -5). Nos aseguramos de que las personas fuera de esa zona horaria pudieran participar de todos modos de forma asincrónica a través de Twist si no podían asistir a las llamadas. Grabamos y compartimos todas las charlas y conferencias de los ponentes, e intentamos que se sintieran lo más bienvenidos y cómodos posible con la participación. Algunos llegaban demasiado tarde para algunos eventos (miembros del equipo en Pakistán o Kenia, por ejemplo). Fuimos flexibles e inclusivos con ellos.
Tiempo dedicado a la diversión: La Liga de las 7 Maravillas
Primero, decidí comunicarme con nuestra comunidad de jugadores. Emptor tiene muchos jugadores de videojuegos y juegos de mesa. Edgar Marca (Ingeniero de Software III) y Juan Pablo González (Gerente de Operaciones) fueron clave para ayudarme a establecer esta parte de nuestra agenda de la reunión fuera de la oficina virtual. Optamos por una plataforma rápida y fácil de configurar para una Liga de Juegos de Mesa: Board Game Arena. En ella, puedes encontrar millones de juegos de mesa y tiene una forma relativamente fácil para que los jugadores inviten a otros usuarios a sus mesas virtuales para jugar. Puedes especificar el juego, la duración, las rondas y otros tipos de mecánicas. Elegimos 7 Wonders por su composición estratégica y su enfoque en la construcción de equipos.
Nuestros ponentes y sus biografías
Invitamos a dos de nuestros principales inversores, y compartieron lecciones increíbles de su experiencia profesional tanto como inversores como como empleados en empresas grandes y exitosas. Hablaron sobre factores importantes generales para el crecimiento, el éxito y la escala, y compartieron sus esperanzas y su visión para el futuro mercado de Emptor en el mercado actual.

También tuvimos el privilegio y el honor de escuchar a:
- Juan Pablo Buritica (VP de Ingeniería, LatAm en Stripe)
- Katie Womersley (Directora de Ingeniería en Buffer)
Coautores de The Holloway Guide to Remote Work, así como ingenieros senior increíblemente talentosos con mucha experiencia tanto en el trabajo remoto/colaboración de equipos distribuidos como en empresas de ingeniería increíbles. Los ponentes de este año fueron increíbles y estamos muy agradecidos por su participación.

Pautas, equipos y sistema de puntuación del Hackathon

Finalmente, una gran sección de nuestras reuniones fuera de la oficina es siempre el Hackathon. El Hackathon se ha convertido en una tendencia imprescindible para la mayoría de las empresas de ingeniería, ya que es un formato de competiciones de programación de software informático para desarrollar software funcional en un marco de tiempo delimitado, utilizando soluciones innovadoras y creativas a un problema o desafío específico.

Si quieres saber más sobre los Hackathones, echa un vistazo a este increíble artículo de blog de Julian Eberling de LEAD Innovation Management. Sin embargo, en Emptor también tenemos una sólida rama corporativa. Por lo tanto, el formato de nuestro Hackathon aborda problemas desde un enfoque multidisciplinario que combina todas las funciones de la organización (RR. HH., Ventas, PMO, Finanzas, Gerencia, Legal, Operaciones, etc.).

Echa un vistazo al desafío de este año:
Clasificamos a todos en equipos de 5 personas y les asignamos salas de Zoom, así como canales de Twist para coordinar todas sus actividades. Les dimos un día y medio para completar el desafío. En cada equipo, asignamos miembros de diferentes organizaciones: ingenieros, analistas financieros, gerentes de proyectos, asociados legales, analistas de RR. HH., etc. Esto fue para que pudieran autoorganizarse y asumir estos roles.

Todos los equipos hicieron un trabajo increíble; todos pudieron desarrollar una demostración con un front-end para diferentes aplicaciones del producto Emptor. Todos eligieron países interesantes para ejecutar el escenario, y toda la dinámica fue increíblemente satisfactoria desde el punto de vista de la construcción de equipos. La mayoría de los equipos compartieron comidas juntos, y aquellos que tenían miembros en diferentes zonas horarias pudieron asignar el trabajo y avanzar sin mucha coordinación.

En general, aunque fue un poco disruptivo para los horarios habituales del equilibrio entre el trabajo y la vida personal, fue una competencia increíble que unió a todos independientemente de sus profesiones o títulos reales en la empresa.

¿Cómo medimos el éxito?

Cerramos con agradecimiento por estar en remoto durante estos tiempos difíciles. Definitivamente fue un desafío reorganizar un evento en dos semanas, pero la mayoría de los participantes estuvieron agradecidos por la oportunidad de tomarse un descanso del trabajo y reunirse para conferencias interesantes, algo de claridad sobre la estrategia y la visión de la empresa para 2020, y para divertirse innovando productos potenciales en el hackathon. Nos divertimos mucho con el torneo de 7 Wonders, a pesar de todos los contratiempos para configurar las mesas para jugar.

La alta dirección realizó una encuesta un par de días después de la reunión fuera de la oficina, y este es parte del feedback que obtuvimos a la pregunta “¿Qué 3 cosas aprendiste esta semana?”:

Anónimo: “La colaboración entre nosotros es un elemento importante para construir un equipo increíble. Una comunicación efectiva en un equipo distribuido genera una batería de confianza casi completa. La diversidad y la inclusión es una cultura que pertenece a cada miembro del equipo y no a la empresa”.
Anónimo: “La importancia de una comunicación efectiva, la colaboración y lo que hay detrás de escena para el equipo de ingeniería”.
Anónimo: “Aprendí lo importantes que son las diferentes áreas de Emptor y cómo dependemos unos de otros. También lo importante que es pedir una opinión sobre nuestro trabajo al líder del equipo para fortalecer nuestros puntos débiles y mejorar nuestro trabajo. Finalmente, pero no menos importante, aprendí a jugar a 7 Wonders”.

Para resumir, esto es lo que puedes hacer:

Define los objetivos de tu reunión fuera de la oficina y selecciona las actividades adecuadas para lograrlos.
Investiga y compara las diferentes herramientas que utilizarás para cada actividad.
Define una agenda y distribúyela a todos los miembros del equipo para que puedan organizar sus horarios con anticipación.
Siempre sé claro con los participantes sobre lo que estás tratando de lograr con cada actividad.
Para mejorar, necesitarás medir el éxito de tu reunión fuera de la oficina; recopilar comentarios honestos es una excelente manera de saber qué puedes mejorar para tu próximo evento.