Como planejamos nosso último minuto virtual offsite - Emptor

Valeria

Trabalho Remoto

Contexto

Nosso retiro anual é, sem dúvida, o evento mais importante que organizamos em toda a empresa. Até agora, tivemos dois mini-retiros, um em Syracuse (2018) com os membros da nossa equipe nos EUA e outro em Arequipa, Peru (2018) com os membros da nossa equipe peruana. Em 2019, tivemos nosso primeiro retiro em toda a empresa em Cuzco, Peru (dê uma olhada no post do blog de Oriana Fuentes, nossa COO, sobre nosso último Retiro), e foi uma das experiências mais incríveis que já tive em uma empresa. Após quatro meses de planejamento, voamos 26 membros da nossa equipe (alguns da África, alguns dos EUA, outros de toda a América Latina) para um destino incrível. Ficamos em um hotel de 5 estrelas no Vale Sagrado de Cuzco, o Aranwa Sacred Valley Hotel & Wellness Spa.

Além dos pontos turísticos, passeios e da deliciosa comida peruana, foi um evento de 5 dias em que muitos membros se conheceram pessoalmente pela primeira vez. Também conseguimos comunicar muitos aspectos da estratégia da empresa, do produto e das práticas ágeis. Foi uma oportunidade única de nos divertirmos juntos, fazendo atividades inovadoras de team building, compartilhando jantares espetaculares, um pouco de confraternização após o expediente, além de participar como equipes de trabalho reais através do nosso evento de Hackathon. Em resumo, eu diria que depois do retiro do ano passado, nos tornamos tão próximos do ponto de vista humano que nos despedimos com abraços e “até o ano que vem!”. Eu diria que a maioria de nós estava realmente animada com o Retiro de 2020.

Neste guia prático, você aprenderá:

• Ideação, planejamento e implementação de um retiro virtual
• Seleção de agenda e atividades
• Diretrizes, equipes e sistema de pontuação do Hackathon
• Como medir o sucesso do retiro

Como a Pandemia Afetou Nossos Planos

E então, a pandemia de Covid-19 começou a se desenvolver. Havíamos começado a planejar nosso Retiro 2020 em dezembro de 2019. Nossa equipe havia confirmado presença para 24 de março; os voos haviam sido orçados, as agências contatadas, os palestrantes convidados haviam confirmado sua presença, já estávamos fazendo reservas com a Aranwa novamente em outro local no Peru, e aos poucos, Oriana (nossa COO) começou a acompanhar a propagação da doença em janeiro de 2020. Durante fevereiro, monitoramos o contágio e começamos a entrar em contato com nossos fornecedores. A propagação ainda não havia chegado à América Latina, então os reembolsos não eram uma opção naquele momento. Preparamos alguns planos de contingência para levar todos para lá e cancelamos as reservas para as pessoas que vinham de países onde o Covid-19 estava presente. Em março, a alta administração decidiu adiar o evento físico por razões de segurança. Em vez disso, a decisão foi migrar todos os palestrantes para um formato de videoconferência e organizar um Retiro Virtual. Tivemos duas semanas para repensar e preparar tudo.

Uma pandemia? Sem problemas. Somos uma equipe totalmente remota, de qualquer maneira.

Ideação, Planejamento e Implementação do Retiro Virtual

A primeira coisa que fizemos foi, obviamente, pesquisar. Nunca havíamos organizado nenhum evento virtual fora das nossas chamadas regulares em toda a empresa através do Zoom. Encontramos vários guias que foram fundamentais para nos motivar nessa empreitada intimidadora. Damos uma olhada neste guia de retiro virtual da PagerDuty e aprendemos sobre dicas de preparação, agendamento e colaboração para ferramentas de comunicação, bem como leitura da comunicação não verbal. Também revisamos as diferentes ferramentas que estaríamos usando, os diferentes níveis de acesso para líderes versus membros da equipe e o orçamento para novas ferramentas que não faziam parte da nossa cultura. Após uma semana de pesquisa e coordenação constante, nosso plano inicial aproximado com a Alta Administração era este:

• Comunicar a estratégia e a visão para o futuro
• Anunciar o retiro físico de 10 a 15 de novembro de 2020, desde que a pandemia termine antes disso.
• Palestras com palestrantes (explorar dinâmicas de perguntas e respostas e enquetes usando a energia do evento, pesquisar métodos de participação virtual)
• Definir Retiros Virtuais como tradições/rituais por trimestre, se este funcionar.
• Preparar o roteiro virtual e habilitar salas Zoom abertas
• Hackathon Virtual
• Confraternização e quebra-gelo virtual em salas menores
• Classificação e seleção de grupos de acordo com determinadas características/traços

Após essa sessão de brainstorming geral do que queríamos alcançar, Jon Duckworth (Head of Engineering) e eu começamos a pesquisar diferentes ferramentas de comunicação que nos ajudariam a concretizar essa visão geral para nosso retiro virtual. Escolhemos:

• Zoom para videoconferência (nossa ferramenta padrão para chamadas de vídeo e áudio)
• Twist para engajamento assíncrono da equipe e colaboração no hackathon
• Slack (nosso local de trabalho habitual) para compartilhar fotos e anedotas engraçadas

Seleção de Agenda e Atividades

Como já tínhamos um modelo de planejamento de eventos com a agenda original, acabamos editando o nosso antigo sem todas as atividades físicas que havíamos planejado (jantares, atividades ao ar livre, jogos, etc.). Começamos a preparar um Manual do Retiro Virtual que conteria tudo o que as pessoas precisavam saber antes:

1. Objetivos do Retiro
   Nossa equipe de Alta Administração aproveitou esse espaço como uma oportunidade ideal para comunicar nossa estratégia corporativa para 2020 em termos de foco e crescimento.

2. Regras de Trabalho Durante o Evento
   Como era a primeira vez que realizávamos algo assim, achamos melhor deixar claro as expectativas e diretrizes para participar e se envolver. Tentamos torná-lo o mais humano e conectado possível, entendendo as limitações da virtualidade ao mesmo tempo. Encorajamos especialmente a realização de café da manhã e almoço juntos, embora muitos membros da equipe estivessem em fusos horários múltiplos, então isso não foi fácil de coordenar. Ainda assim, atribuímos algumas salas Zoom lideradas pela nossa equipe de liderança para tentar aproveitar as refeições juntos.

3. Agenda Diária
   Estabelecemos um fuso horário fixo para alocar tempos para cada item (Horário Local do Peru GMT -5). Garantimos que as pessoas fora desse fuso horário pudessem ainda participar de forma assíncrona através do Twist, caso não pudessem participar das chamadas. Gravamos e compartilhamos todas as palestras e conferências dos palestrantes, e tentamos fazê-los se sentir o mais acolhidos e confortáveis possível com a participação. Alguns já estavam muito tarde para alguns eventos (membros da equipe no Paquistão ou no Quênia, por exemplo). Fomos flexíveis e inclusivos com eles.

4. Tempo Dedicado à Diversão: A Liga das 7 Maravilhas
   Primeiro, decidi entrar em contato com a nossa comunidade de jogadores. A Emptor tem muitos jogadores de videogame, bem como jogadores de tabuleiro. Edgar Marca (Software Engineer III) e Juan Pablo González (Operations Manager) foram fundamentais para me ajudar a definir essa parte da agenda do nosso retiro virtual. Optamos por uma plataforma rápida e fácil de configurar para uma Liga de Jogos de Tabuleiro: Board Game Arena. Nela, você pode encontrar milhões de jogos de tabuleiro e tem uma maneira relativamente fácil para os jogadores convidarem outros usuários para suas mesas virtuais para jogar. Você pode especificar o jogo, a duração, as rodadas e outros tipos de mecânicas. Escolhemos 7 Wonders por sua composição estratégica e foco em construção de equipe.

5. Nossos Palestrantes e Suas Biografias
   Convidamos dois dos nossos principais investidores - e eles compartilharam lições incríveis de sua experiência profissional tanto como investidores quanto como funcionários em grandes empresas de sucesso. Eles falaram sobre fatores importantes gerais para crescimento, sucesso e escala, e compartilharam suas esperanças e visão para o futuro mercado da Emptor no mercado atual.

   Também tivemos o privilégio e a honra de ouvir:

   • Juan Pablo Buritica (VP de Engenharia, LatAm na Stripe)
   • Katie Womersley (Diretora de Engenharia na Buffer)

   Co-autores do The Holloway Guide to Remote Work, além de engenheiros seniores incrivelmente talentosos com muita experiência tanto em trabalho remoto/colaboração de equipes distribuídas quanto em empresas de engenharia incríveis. Os palestrantes deste ano foram incríveis, e estamos muito gratos pela sua participação.

Diretrizes, Equipes e Sistema de Pontuação do Hackathon

Finalmente, uma grande seção de nossos retiros é sempre o Hackathon. O Hackathon se tornou uma tendência obrigatória para a maioria das empresas de engenharia, pois é um formato de competições de programação de software de computador para desenvolver software funcional em um período de tempo delimitado, usando soluções inovadoras e criativas para um problema ou desafio específico.

Se você quiser saber mais sobre Hackathons, confira este incrível post de blog de Julian Eberling da LEAD Innovation Management. No entanto, na Emptor, também temos um forte ramo corporativo. Então, o formato do nosso Hackathon aborda problemas de uma abordagem multidisciplinar que combina todas as funções da organização (RH, Vendas, PMO, Finanças, Gerenciamento, Jurídico, Operações, etc.).

Dê uma olhada no desafio deste ano:
Dividimos todos em equipes de 5 pessoas e atribuímos a elas salas Zoom, bem como canais Twist para coordenar todas as suas atividades. Demos a eles um dia e meio para concluir o desafio. Em cada equipe, atribuímos membros de diferentes organizações: engenheiros, analistas financeiros, gerentes de projeto, associados jurídicos, analistas de RH, etc. Isso foi para que eles pudessem se auto-organizar e assumir esses papéis.

Todas as equipes fizeram um trabalho incrível; todas conseguiram desenvolver uma demonstração com um front-end para diferentes aplicativos do produto Emptor. Todas escolheram países interessantes para executar o cenário, e toda a dinâmica foi incrivelmente gratificante do ponto de vista da construção de equipe. A maioria das equipes compartilhou refeições juntas, e aqueles que tinham membros em diferentes fusos horários conseguiram atribuir trabalho e progredir sem muita coordenação.

No geral, mesmo que tenha sido um pouco perturbador para os horários habituais de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, foi uma competição incrível que reuniu a todos, independentemente de suas profissões ou cargos reais na empresa.

Como Medimos o Sucesso?

Encerramos com agradecimentos por estarmos remotos durante esses tempos difíceis. Definitivamente foi um desafio reorganizar um evento em duas semanas, mas a maioria dos participantes ficou grata pela oportunidade de tirar uma pausa do trabalho e se reunir para conferências interessantes, alguma clareza sobre a estratégia e visão da empresa para 2020, e se divertir inovando potenciais produtos no hackathon. Nos divertimos muito com o torneio de 7 Maravilhas, apesar de todos os contratempos para montar as mesas para jogar.

A Alta Administração realizou uma pesquisa alguns dias após o Retiro, e este é parte do feedback que recebemos para a pergunta “Quais são 3 coisas que você aprendeu esta semana?”:

• Anônimo: “A colaboração entre nós é um elemento importante para construir uma equipe incrível. Uma comunicação eficaz em uma equipe distribuída gera uma bateria de confiança quase completa. A diversidade e a inclusão são uma cultura de propriedade de cada membro da equipe e não da empresa.”
• Anônimo: “A importância da comunicação eficaz, da colaboração e do que acontece nos bastidores da equipe de engenharia.”
• Anônimo: “Aprendi o quão importantes são as diferentes áreas da Emptor e como dependemos uns dos outros. Também o quão importante é pedir a opinião do líder da equipe sobre nosso trabalho para fortalecer nossos pontos fracos e melhorar nosso trabalho. Finalmente, mas não menos importante, aprendi a jogar 7 Wonders.”

Para Resumir, Aqui Está o Que Você Pode Fazer:

• Defina os objetivos do seu retiro e selecione as atividades certas para alcançá-los.
• Pesquise e compare as diferentes ferramentas que você usará para cada atividade.
• Defina uma agenda e a distribua a todos os membros da equipe para que eles possam organizar seus horários com antecedência.
• Seja sempre claro com os participantes sobre o que você está tentando alcançar com cada atividade.
• Para melhorar, você precisará medir o sucesso do seu retiro; coletar feedback honesto é uma ótima maneira de saber o que você pode melhorar para o seu próximo evento.