Ats – Applicant tracking system todo lo que necesitas saber

ATS-Applicant tracking systems

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Ats – Applicant tracking system todo lo que necesitas saber

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¿Cuánto le costó a tu empresa encontrar a tu último empleado?

 

Es perfectamente conocido que la rotación de empleados tiene un gran impacto en los resultados de una empresa, también lo puede tener la contratación de nuevos empleados, en términos de tiempo, productividad o incluso inversión. Según estudios recientes, a las empresas les puede costar 4,000 USD en promedio llenar un puesto vacante. Al multiplicar este monto por la cantidad de puestos disponibles que tiene tu organización actualmente , es un hecho que no es una inversión pequeña.

Entonces, ¿por qué cuesta tanto contratar?

Considera todo lo que implica encontrar y contratar nuevos empleados: escribir una descripción de puesto, invertir en anuncios, publicar en bolsas de trabajo, realizar un seguimiento de cada solicitud, hojear los currículums , llamar y recibir candidatos, filtrar , realizar entrevistas, evaluar antecedentes, validar referencias y la lista continúa. Incluso cuando encuentres al candidato indicado, no hay garantía de que acepte la oferta. Todo puede comenzar a acumularse rápidamente, especialmente si tienes un proceso de contratación manual.

Es por eso que cada vez más pequeñas y medianas empresas, junto con el 98 % de las empresas de Fortune 500, recurren a los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS, applicant tracking systems, por sus siglas en inglés) sistemas que administran su proceso de contratación. El simple hecho de hacer este cambio ayuda a las empresas de todos los tamaños a duplicar la eficiencia, encontrar y filtrar a los mejores candidatos y ubicarlos en los roles correctos rápidamente.

A continuación te compartimos ejemplos de todo lo que necesitas saber para obtener el máximo valor de la tecnología de los ATS Applicant tracking systems. Descubre qué es un ATS, cómo funciona y qué tipos de plataformas ATS están disponibles en la actualidad.

 

¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?

 

Es un tipo de software, o SAAS Software as a service y/o   herramientas digitales en una sola plataforma, que te ayuda a encontrar, entrevistar, filtrar y contratar nuevos empleados, todo en un solo lugar. El uso de un ATS hace posible administrar cada paso del proceso de contratación directamente desde la pantalla de tu computadora de escritorio o teléfono móvil.

Un ATS también actúa como depósito de todos los datos de sus candidatos y automatiza tu comunicación con los candidatos potenciales. En diversos sentidos, tiene mucho en común con un CRM (Customer relationship management)  o sistema de gestión de relaciones con los clientes.

Tu ATS cuenta con toda la información de tu(s) candidato(s) y, según el software, también se puede usar para confirmar automáticamente que se recibió la solicitud de un candidato, mantenerlos actualizados cuando cambie el estado de su solicitud o solicitarles que confirmen la hora de una entrevista.

 

Cómo comenzaron los sistemas de seguimiento de candidatos

 

Si no has usado un ATS, es probable que haya usado Monster, LinkedIn, Indeed u otro dashboard de carreras en línea para compartir una publicación de trabajo, y ahí es donde comenzaron todas las plataformas ATS. Antes de que ATS apareciera en escena hace algunos años, lo más parecido era una máquina de fax y un archivador. Las empresas publicaban trabajos en el periódico, luego los candidatos enviaban por fax sus currículos y sus CVS en diversos formatos. Los directores / gerentes de recursos humanos los imprimían , rastreaban la información del solicitante a mano y procesaban archivos en papel impreso.

Después llegó el Internet. A mediados de la década de 1990, los candidatos respondían a las ofertas de trabajo en bolsas de trabajo electrónicas como Monster e Indeed e interactuaban con los gerentes de contratación directamente desde sus computadoras. Los empleadores podrían llegar a redes completamente nuevas de candidatos, lo que dificultaría mantenerse al día con un grupo de solicitantes ahora en todo el mundo y en diversas plataformas con diversos formatos.

Reconociendo cómo el proceso de contratación había cambiado esencialmente de la noche a la mañana, comenzaron a aparecer «sistemas de contratación electrónica» para ayudar a los empleadores a comenzar a seleccionar candidatos digitalmente y almacenar aplicaciones. Estos sistemas de contratación electrónica finalmente se convirtieron en las diversas plataformas ATS utilizadas por millones de empresas en la actualidad.

Ahora, las plataformas ATS son una parte creciente, casi dada, de cómo se contrata al empleado promedio en empresas de todos los tamaños.

 

Cómo el ATS impacta cada etapa del proceso de contratación hoy

 

No es una exageración decir que tener un ATS puede cambiar drásticamente la forma en que contratas. En promedio, una pequeña empresa con 8 empleados puede ahorrar 10,000 usd simplemente usando un ATS.

Además de aumentar y mejorar tus resultados, el uso de un ATS puede traducirse en una mejor eficiencia, productividad y calidad de las contrataciones. El 83 % de los profesionales de reclutamiento y gestión de talento dicen que usar un ATS les ha ayudado a contratar más rápido, y el 78 % dice que ha aumentado la calidad de los candidatos que contratan.

Así es como un ATS lo hace posible en cada fase de contratación de nuevos empleados:

Destino

Si tienes varias hojas de cálculo en su escritorio para cada vacante y dudas en tener que revisar y actualizar cada una de ellas. Con un ATS, puedes crear anuncios de trabajo para cada vacante y ver todos sus puestos vacantes en un solo lugar.

Intercambio

Un ATS puede asegurarse de que sean visibles tus ofertas de trabajo. Te permite compartir trabajos en Facebook, Twitter, bolsas de trabajo o a través de un enlace directo para comenzar a recopilar solicitudes. La mayoría de las bolsas de trabajo en línea también brindan integraciones personalizadas con diferentes plataformas ATS para facilitar la postulación de los y seguimiento de candidatos.

Aplicar

Las plataformas ATS basadas en la nube permiten que los solicitantes puedan presentar su solicitud desde cualquier dispositivo. Esto es crucial, ya que casi 9 de cada 10 buscadores de empleo planean usar sus teléfonos móviles para buscar trabajo, pero el 40% abandona su solicitud si el sistema de solicitud no es compatible con dispositivos móviles.

Seguimiento de candidatos

Elimina  las carpetas y máquinas de fax. Todas las solicitudes se cargan automáticamente en tu ATS, por lo que puedes visualizar fácilmente los currículos más recientes y decidir cuáles deseas compartir con otros miembros del equipo. Tu y tu equipo pueden ver qué candidatos aún necesitan ser entrevistados y agregar comentarios a la solicitud de cada candidato a medida que la revisa.

Contratación

Cuando llega el momento de tomar una decisión final, tu ATS puede ayudarte a comparar candidatos con contrataciones anteriores y buscar señales de alerta, como disponibilidad o historial laboral. Una vez que hayas decidido, puedes notificar a los candidatos sobre los próximos pasos y enviar actualizaciones a todos los solicitantes para informarles que el puesto se ha cerrado.

Tipos de ATS

Hay más de 200 tipos de sistemas de seguimiento de candidatos para elegir, y siguen apareciendo mejores soluciones al paso del tiempo. Los expertos predicen que el mercado de ATS tendrá un valor de más de $ 1.81 mil millones en los EE. UU. para 2023. Encontrar el tipo adecuado de ATS para tu negocio debe ser personalizado de acuerdo a tus necesidades de contratación.

Existe una diferencia entre un ATS independiente y un software de reclutamiento. El software de reclutamiento incluye más que solo herramientas y funciones ATS como un CRM real. A veces también puede denominarse sistema de gestión del capital humano (Human capital management o HCM, por sus siglas en inglés). Ten en cuenta que un ATS es reactivo y solo se activa una vez que haya recibido la solicitud de un candidato. Por el contrario, el software de reclutamiento o un CRM  ayuda a identificar y buscar candidatos potenciales o candidatos que aún no se han postulado.

Si eres un director / gerente de contratación con decenas de roles para cubrir y buscas candidatos con habilidades de alta demanda e híper especializadas, un CRM de reclutamiento puede ser una mejor opción. Si necesita controlar su proceso de contratación, el procesamiento de solicitudes y la configuración de flujos de trabajo, es probable que todo lo que necesites sea un ATS independiente.

El ATS independiente se puede alojar localmente o en la nube (cloud). Esto significa que solo se accede a su ATS en un escritorio y se instala en tu computadora, o está basado en la nube y se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo. También existen múltiples soluciones  ATS de código abierto, lo que significa que el software ATS está disponible para que cualquiera lo use sin costo alguno. Pero existe un problema: necesitarás las habilidades técnicas para poder administrarlo y escribir código (además, no hay una línea de soporte para llamar).

 

¿Qué más considerar al elegir un ATS?

 

Costo

Los precios de ATS pueden variar enormemente, desde cero hasta varios cientos de miles de dólares. Sin embargo, el costo promedio de una plataforma ATS paga para una empresa de menos de 10 empleados es de aproximadamente 3,000 usd anuales. El precio puede depender de múltiples factores: tipo de plataforma, número de usuarios, nivel de soporte, y la lista crece conforme a la personalización. Como comentamos previamente, también es posible obtener un ATS sin costo adicional utilizando un software de código abierto o como parte de otro software de gestión de empleados que ya utilices.

Experiencia del usuario en el ATS

Si un programa es difícil de usar, los empleados no querrán usarlo, y eso se aplica a cualquier software en el lugar de trabajo. El objetivo de un ATS es hacer que el proceso de contratación sea más simple, no más complicado. Si introduces un ATS que es demasiado complejo o difícil de trabajar, solo ralentizarás a tu equipo (o evitarán usarlo por completo debido a la complejidad). Cuando estés considerando un ATS, asegúrate de que sea fácil de usar y de aprender.

Experiencia del candidato

Tus empleados no serán los únicos que utilicen su sistema ATS. Todo lo anterior también se aplica a tus candidatos. Con un ATS torpe o difícil, su proceso de contratación puede desanimar a los mejores candidatos a postularse, y nunca lo sabrás. Los problemas tecnológicos por sí solos pueden hacer que el 60 % de los candidatos abandonen sus solicitudes de empleo. Su proceso de solicitud tiene un impacto en su negocio a largo plazo, sin duda. Hasta el 44 % de los trabajadores que no recibieron ninguna respuesta cuando solicitaron un trabajo dijeron que su opinión sobre la empresa empeoró.

Integración

Recuerda: eficiencia, eficiencia, eficiencia. Más allá de la facilidad de uso para los empleados/candidatos, asegúrate de que tu ATS se ajuste a sus herramientas actuales y no agregue trabajo adicional. Diversos ATS se integran con las bolsas de trabajo más populares en línea, redes sociales, correo electrónico y herramientas de almacenamiento de archivos como Google Drive o Dropbox. Antes de elegir un ATS, averigua cómo se integra con el resto de sus recursos de contratación.

Cómo decidir si necesitas un ATS

Invertir en un ATS (en costo o tiempo) es una decisión que puedes tomar haciéndote las siguientes preguntas:

¿Cuánto tiempo a la semana dedica(s) tú (o tus empleados) a cargar, publicar y compartir nuevas ofertas de trabajo en bolsas de trabajo en línea o redes sociales?

Por semana;

  • ¿Cuántas horas dedica a comunicarse con el personal acerca de los candidatos y de cuántas formas diferentes?
  • ¿Con qué frecuencia miras currículums? 
  • Desde el ingreso hasta la organización de la información de contacto de los candidatos
  • ¿Cuánto tiempo a la semana dedica al seguimiento de los candidatos, al manejo de la logística o a la programación de entrevistas?
  • ¿Cuál es su tasa de rotación de empleados?
  • ¿Qué tan satisfecho estás con la calidad de tus contrataciones más recientes?

Si no estás seguro de tus respuestas a alguna de las preguntas mencionadas, da un vistazo más de cerca a tu proceso de contratación. Observa si puedes establecer una línea de base sobre cuánto tiempo te requiere contratar a un nuevo empleado. Realiza un seguimiento de cuántas horas pasas a la semana publicando en sitios de trabajo, comunicándote con candidatos, organizando su información y trabajando con currículos.

¿Qué más podría aportar en tu negocio si esas tareas estuvieran automatizadas?

El uso de un ATS puede equivaler a una mejor calidad de los candidatos, ciclos de contratación más cortos y más empleados nuevos en el trabajo.

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